Fantastico: alla fine di una giornata di lavoro ben spesa abbiamo fatto tutto quello che ci eravamo prefissati. La nostra lista delle cose da fare è stata svuotata da ogni attività superflua e siamo certi che domani potremo concentrarci con tutte le nostre energie sul nuovo progetto che stiamo portando avanti.

Così il domani arriva, entriamo in ufficio di buon umore, dopo un caffè caldo e forte, ci sediamo alla scrivania, accendiamo il computer pronti a darci da fare e…

le chat esplodono di messaggi, la spia del telefono lampeggia senza sosta e arrivano dagli altri uffici collaboratori in cerca di soluzioni. Iniziamo a gestire le prime urgenze sicuri che finiranno presto. Siamo quasi per portare a termine queste noie, appagati, ma poi d’un tratto riceviamo quella mail che aspettavamo da tempo e a cui dobbiamo assolutamente rispondere, ci arriva una nota vocale da casa che ci informa di provvedere alla cena, un collega ci chiede un parere sul suo nuovo progetto e poi ancora ancora e ancora, ad libitum sfumando.

Quante volte vi è capitata una situazione del genere?

La dura verità è che questa risulta essere la prassi, soprattutto nelle aziende maggiormente attive e in crescita. Da un lato è un bene avere tante cose da sbrigare, significa che gli affari stanno andando bene e ci sono molti aspetti da gestire, dall’altro non possiamo far sì che le nostre giornate si riducano a cercare di tenere a bada tutte le urgenze che inevitabilmente si presentano.

Navigare a vista a volte è utile e necessario, ma non può essere una soluzione di lungo periodo per chiunque voglia decidere il porto a cui attraccare la propria nave.

Per seguire la vostra mappa, per restare fedeli alla vostra vision non potete stare al timone e al contempo ai remi, non potete stare di vedetta e nello stesso tempo spazzare il ponte di coperta.

“Non esiste vento favorevole per il marinaio che non sa dove andare”
Lucio Anneo Seneca

Sia che aspiriate a diventare un corsaro conosciuto in tutti i 7 mari, sia che vogliate far crescere la vostra azienda e portarla verso un nuovo livello di competitività non potete prescindere dall’avere una strategia.

E per avere una strategia chiara, definita e che vi porti dove volete arrivare, dovete curarla. E per curarla questo avete bisogno di un metodo che vi permetta di trovare il tempo di dedicarvici, di definirla nei minimi particolari e di renderla assolutamente unica.
Per arrivare a questo obiettivo, una cosa che potete fare da subito – ogni volta che avrete da scontrarvi con i mille impegni che sopraggiungono all’improvviso –  è considerare 4 variabili.

Quattro punti cardinali in base ai quali tracciare la vostra rotta ed agire di conseguenza:

1. Valutate il contesto: potete farlo solo in ufficio o ovunque vi troviate?

2. Quanto tempo avete disposizione: c’è una riunione tra cinque minuti? Conviene iniziare qualcosa di nuovo proprio ora?

3. Misurate le energie a disposizione: sarete freschi e concentrati abbastanza? Durante tutto l’arco della giornata fate una prospettiva di cose da fare in modo da non lasciare le attività che richiedono maggiore energia intellettuale alla fine.

4. Date delle priorità: dopo aver tenuto conto dei tre criteri precedenti, quale attività vi darà il maggior vantaggio/beneficio se portata a termine ora?

Considerare queste 4 variabili vi permetterà di prendere ogni volta delle decisioni più consapevoli e agire nel modo più efficiente possibile.

Fatevi un post it-bussola e appiccicatelo da qualche parte dove sia bene in vista. La vostra produttività aumenterà vertiginosamente e lo stress diminuirà.

Se poi volete passare al livello successivo e scoprire un metodo di gestione del tempo che vi permetta di fare veramente la differenza in quanto a efficienza aziendale, allora non dovete fare altro che scoprire cosa significhino queste 3 semplici lettere: GTD® .

L’autore di questo acronimo inglese è nient’altro che David Allen, il più grande esperto al mondo di produttività ed efficacia personale, che sarà uno dei 6 relatori del Forum delle Eccellenze 2016.

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