Il Metodo GTD® si basa su un presupposto fondamentale: la mente serve per avere idee, non per conservarle.

Ti sarà capitato di ricevere nuove urgenze e di perdere il senso di priorità: si ha la sensazione di non avere abbastanza tempo per completare tutte le attività e viene a mancare la capacità di orientarsi tra le cose da fare.

In realtà ciò che manca non è il tempo, ma un metodo.

Il metodo più famoso al mondo per per aumentare efficienza e produttività e ottenere risultati migliori in minor tempo è il GTD®, ideato da David Allen, il maggior esperto al mondo di produttività ed efficacia aziendale e personale e autore del best seller Detto, fatto! 

Proprio per non perdere la “prospettiva” delle attività da fare, David Allen suggerisce che la mente dovrebbe essere simile all’acqua. L’acqua, infatti, è un elemento che si adatta a qualsiasi ambiente in cui si trova. Immaginiamo, ad esempio, un sassolino lanciato in uno stagno: l’acqua non reagisce né troppo né troppo poco, per poi ritornare al suo stato iniziale. Quindi non ci manca il tempo, ma una mente libera che sappia re-agire in modo consono alle informazioni che man mano riceve.

Il metodo GTD® serve a raggiungere questa chiarezza.

Hai mai pensato a cosa si potrebbe fare se si creasse più spazio nella propria mente? Sarebbe possibile, ad esempio, essere più innovativi, più creativi e più capaci di formulare idee strategiche.

Più efficienza e produttività con i 5 step del metodo GTD®

I passi del GTD® per aumentare efficienza e produttività sono 5: riconoscere, chiarire, organizzare, riflettere, agire. Vediamo, passo dopo passo, come applicare nel nostro lavoro – già da domani – il metodo che ha cambiato la vita a milioni di persone e aziende in tutto il mondo.

1. Riconoscere

Come prima cosa individua ciò che attira la tua attenzione, cos’hai in testa. La maggior parte delle persone cerca di ricordare tutto, con il rischio di avere tanti pensieri che ingombrano la mente che invece deve restare libera.

Cosa fare nella pratica

Segnati e scrivi tutto ciò che pensi di dover fare, di grande o di poca importanza che sia. Ad esempio: “devo chiamare il cliente Y, devo scaricare quell’applicazione” e così via. Puoi usare qualsiasi strumento (le tradizionali carta e penna vanno benissimo). L’obiettivo, ovviamente, non è compilare liste di attività da fare e lasciare tutto sospeso, ma di liberare la mente per lavorare meglio, in minor tempo.

2. Chiarire

Ora puoi chiarire cosa fare con il contenuto. Le domande che devi farti sono «cos’è?» e poi «richiede un’azione?»

Cosa fare nella pratica

Farsi queste domande è fondamentale per capire se c’è o meno un’azione da intraprendere. Quando non c’è un’azione da intraprendere, puoi gestire le informazioni in 3 modi:

1. Ciò che non serve va cestinato, subito.
2. Tutte le informazioni interessanti ma che in quel momento non sono fondamentali, tienile come riferimento.
3. Tutto ciò che potrebbe richiedere un’azione futura va archiviato.

Se invece l’attività necessita un’azione, puoi:

• Agire subito
• Rimandare
• Delegare

Come nello schema qui sotto:

 3. Organizzare

È giunto il momento di definire e organizzare tutte le attività in categorie chiare, stabilendo priorità e scadenze.

Come fare in pratica

Organizza i reminder in luoghi appropriati. Crea elenchi dividendoli per categorie, come ad esempio “chiamate da effettuare”, “e-mail da inviare”, etc. Ricorda: i promemoria vanno messi in un posto facile da reperire che sia quindi pronto all’occorrenza.

4 . Riflettere

Si tratta di una fase fondamentale. Occorre rivedere e aggiornare puntualmente gli elenchi creati, per ottenere maggiore chiarezza sulla gestione del flusso di lavoro. Si tratta di esaminare e revisionare abitualmente tutto ciò che hai in testa, fare un passo indietro per guardare le attività da un’altra prospettiva. Le riflessioni (giornaliere, settimanali, mensili, trimestrali e così via) sono fondamentali per assicurarti uno sguardo d’insieme sul tuo lavoro e tenere sotto controllo tutto ciò che hai archiviato, delegato o rimandato.

Come fare in pratica

Osserva gli impegni secondo alcuni livelli, anche temporali:

• Scopi e principi – ciò che davvero conta: all’apice della gerarchia, gli scopi e i principi determinano a cascata e nel dettaglio tutto ciò che segue.
• Vision – l’espressione del proprio raggiungimento. La revisione dovrebbe essere quinquennale o, ancora meglio, annuale.
• Goal – quali sono gli obiettivi da raggiungere (es. budget annuale). La revisione è trimestrale o annuale.
• Responsabilità – ovvero tutte quelle cose a cui prestare attenzione, per cui assumersi una responsabilità. Questo livello richiede particolare chiarezza soprattutto con i tuoi collaboratori. La revisione da fare è trimestrale.
• Progetti – tutte le cose da terminare. La revisione è settimanale.
• Azioni –  sono le attività da fare adesso. La revisione è dunque giornaliera.

5. Agire

Dopo questi step è giunto il momento di fare, concretamente. 

Come fare in pratica

Il quinto step, agire, è la naturale conseguenza degli altri quattro. Dopo aver riconosciuto, chiarito, organizzato, riflettuto, ora il metodo GTD® ti permette di agire con la mente libera e organizzata e di gestire qualsiasi tipo di impegno in modo rapido ed efficace.

Ogni step va inteso come un gradino senza il quale non si può arrivare a quello successivo. Gradino dopo gradino, puoi ora gestire il tuo lavoro senza stress, minimizzando gli sforzi per ottenere risultati prima impensabili. 

“Non servono nuove abilità per aumentare la tua produttività, ma soltanto nuove regole”
David Allen

Saper gestire al meglio impegni e scadenze è ciò che contraddistingue da sempre le persone di successo. Ed è questo il motivo che ci ha spinto a creare un corso di un’intera giornata con David Allen.

Si tratterà dell’unica data in Italia in cui l’autore del bestseller Detto, Fatto! ti mostrerà come gestire al meglio il tuo tempo, essere più efficace e ridurre lo stress con le ultime applicazioni del metodo GTD® e nello specifico:

• Come guadagnare tempo organizzando il modo in cui immagazzini le idee
• Quali sono le caratteristiche di una mentalità produttiva in ambito personale e aziendale
• Le 5 tecniche per ottenere bilanciamento ed efficienza nel lavoro quotidiano
• Come definire le tue priorità e rispettare le scadenze utilizzando i 6 step della focalizzazione
• Le azioni da mettere in pratica per aumentare da subito il controllo e il focus sul proprio lavoro.

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